Возможно все уже забыли про СОУТ, однако он никуда не делся :) Мы решили еще разок вспомнить что это и зачем оно нам надо.
Работодатели обязаны осуществлять специальную оценку условий труда (далее - СОУТ). Этот процесс демонстрирует трудовой инспекции, что компания гарантирует своим сотрудникам безопасные и комфортные условия на рабочем месте. В этой статье мы расскажем, кто должен выполнять специальную оценку и каким образом это правильно сделать.
Кто должен проводить специальную оценку условий труда?
Все компании и индивидуальные предприниматели, имеющие штатных сотрудников, обязаны проводить СОУТ. Такую оценку нужно выполнять каждые 5 лет. Исключением являются новые организации, обязанные провести первый СОУТ за 12 месяцев с начала работы.
Однако предприниматели в некоторых случаях могут избежать проведения СОУТ:
1. Если они ведут бизнес без персонала. Например, в случае, когда ИП самостоятельно работает или в компании, единственный сотрудник Генеральный директор.
2. Работают исключительно на удаленке. В этих случаях трудовые договоры должны указывать, что дистанционные сотрудники не имеют рабочих мест.
В некоторых ситуациях необходимо провести повторный СОУТ досрочно:
Когда компания меняет процесс производства, переходит в новый офис или создает новое рабочее место, необходимо провести новый СОУТ в течение года. В других случаях срок внеплановой специальной оценки производится в течение шести месяцев.
Невыполнение обязательств по проведению СОУТ может привести к штрафам: индивидуальный предприниматель или генеральный директор будут оштрафованы на сумму от 5 до 10 тысяч рублей, а компания – от 60 до 80 тысяч рублей, а производственный травматизм повлечет за собой уголовную ответственность работодателя по ст. 143 УК РФ, а отсутствие отчета о специальной оценке станет прямым доказательством его вины.
Однако предприниматели в некоторых случаях могут избежать проведения СОУТ:
1. Если они ведут бизнес без персонала. Например, в случае, когда ИП самостоятельно работает или в компании, единственный сотрудник Генеральный директор.
2. Работают исключительно на удаленке. В этих случаях трудовые договоры должны указывать, что дистанционные сотрудники не имеют рабочих мест.
В некоторых ситуациях необходимо провести повторный СОУТ досрочно:
- На работе произошел несчастный случай;
- У сотрудника выявлена болезнь, связанная с вредными или опасными условиями труда;
- В результате проверки трудовой инспекции выявлены нарушения правил охраны труда;
- Организация сменила офис или организовала новое место работы;
- Введены новые виды сырья, материалов или защитных средств, применяемых в процессе производства;
- Изменены технологические процессы, которые влияют на условия труда.
Когда компания меняет процесс производства, переходит в новый офис или создает новое рабочее место, необходимо провести новый СОУТ в течение года. В других случаях срок внеплановой специальной оценки производится в течение шести месяцев.
Невыполнение обязательств по проведению СОУТ может привести к штрафам: индивидуальный предприниматель или генеральный директор будут оштрафованы на сумму от 5 до 10 тысяч рублей, а компания – от 60 до 80 тысяч рублей, а производственный травматизм повлечет за собой уголовную ответственность работодателя по ст. 143 УК РФ, а отсутствие отчета о специальной оценке станет прямым доказательством его вины.
Как грамотно провести специальную оценку условий труда?
Процедура СОУТ на рабочих местах проводится в три ключевых этапа: подготовка экспертиза и отчетность. Давайте рассмотрим каждый из них подробнее:
1. Подготовка документов и выбор экспертов
Для начала руководитель компании формирует комиссию, которая будет заниматься СОУТ, и издает соответствующий приказ. В приказе необходимо указать:
- реквизиты компании (название, ИНН, ОГРН/ОГРНИП, юридический адрес);
- основания для проведения проверки (закон № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» и ст. 212 Трудового кодекса Российской Федерации);
- состав комиссии (председатель и члены комиссии);
- сроки и график проведения СОУТ.
Далее председатель комиссии составляет перечень рабочих мест, который будет передан экспертам. Унифицированной формы такого перечня нет, поэтому работодатель вправе составить его в произвольной форме. Рекомендуется при подготовке такого перечня руководствоваться обозначениями рабочих мест, указанными в п. 2 ч. 2 ст. 18 Закона № 426-ФЗ, и следовать требованиям к его заполнению, установленным специализированной организацией после проведения СОУТ. Эти требования подробно описаны в п. 4 Инструкции по заполнению формы отчета о проведении СОУТ, утвержденной Приказом Минтруда России от 24.01.2014 № 33н.
Техническую часть СОУТ выполняют компании, аккредитованные Министерством труда и социальной защиты. Экспертов можно выбрать из реестра организаций, проводящих СОУТ. Средняя стоимость спецоценки одного рабочего места составляет от 600 рублей по Санкт-Петербургу (на сайтах часто указывается минимальная стоимость, которая может измениться в зависимости от ряда факторов: оценка производственных рабочих мест чуть дороже, также следует учитывать, что чем меньше рабочих мест подлежат оценке, тем дороже будут услуги – в общем, оптом дешевле, расположение офиса – выезд на окраину города или в промзону обойдутся дороже, срочность выполнения работ: экспресс-услуги также повысят итоговую цену).
После выбора подрядчика для проведения СОУТ необходимо заключить с ним договор, в приложении к договору должен быть перечень рабочих мест, который определяет объем и стоимость работ.
2. Проведение экспертизы и получение отчета
Эксперты посещают офис, производство и пр., общаются с сотрудниками и изучают рабочие процессы, чтобы определить необходимые исследования. После этого согласовывают дату нового визита с участниками комиссии.
На следующем этапе эксперты проводят замеры: проверяют уровень освещенности, шум, температуру воздуха, интенсивность теплового излучения и другие параметры, в зависимости от специфики рабочих процессов. Эксперты составляют карты спецоценки, протоколы и заключения, объединяя результаты в отчет, который передается комиссии. Отчет включает рекомендации и классификацию условий труда: оптимальные, допустимые, вредные или опасные. Это влияет на компенсации и надбавки сотрудникам.
У председателя комиссии есть 30 дней на подписание отчета и отправку его копии экспертной организации, которая загрузит документ в информационную систему ФГИС СОУТ. С этого момента начинается отсчет пятилетнего срока до следующей спецоценки.
3. Заполнение и сдача декларации
Если по результатам СОУТ не выявлены вредные или опасные условия труда, нужно заполнить декларацию по форме Минтруда. В декларации указываются:
- реквизиты компании (наименование, ИНН, ОГРН/ОГРНИП, юридический и фактический адрес);
- список сотрудников с указанием ФИО и должностей;
- реквизиты отчета эксперта (номер, дата составления и регистрации в ФГИС СОУТ);
- реквизиты экспертной организации (наименование и регистрационный номер в реестре Минтруда).
Декларацию необходимо отправить в региональную инспекцию Роструда лично, либо письмом с уведомлением о вручении, если есть электронная цифровая подпись, можно заполнить декларацию прямо на сайте Роструда.
Срок подачи — 30 рабочих дней с даты утверждения отчета о СОУТ. За нарушение срока и правил подачи декларации могут оштрафовать. За первое нарушение малому предприятию, ИП или руководителю фирмы грозит штраф от 2 000 до 5 000 ₽, средней и крупной организации — от 50 000 до 80 000 ₽.
Повторное нарушение будет обходиться гораздо дороже: директора могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 40 000 ₽ или лишить права занимать должность в течение периода от одного до трех лет. Малые предприятия или индивидуальные предприниматели также могут быть оштрафованы на сумму от 30 000 до 40 000 ₽, а средние или крупные компании могут быть оштрафованы на сумму от 100 000 до 200 000 ₽. Помимо штрафов для ИП или организации может быть назначена альтернативная мера в виде приостановки деятельности на период до 90 суток.
Предоставление информации работникам о результатах проведенной специальной оценки условий труда является обязательным. Работодатель должен предоставить работникам возможность ознакомиться с результатами, что подтверждается личной подписью каждого сотрудника. Работники имеют право согласиться с результатами или выразить письменные возражения. В случае возражений, работодатель обязан рассмотреть их и, при необходимости, провести дополнительную специальную оценку условий труда.
Срок для ознакомления работников с результатами оценки составляет 30 календарных дней с момента утверждения отчета о проведении спецоценки. Учитываются только рабочие дни, т.е. в этот срок не включаются дни больничного, отпуска или командировки работника. Подпись работника должна быть поставлена на карте спецоценки в качестве подтверждения ознакомления с результатами.
Кроме того, необходимо обеспечить ознакомление с результатами проведенной специальной оценки условий труда и теми компенсациями, которые установлены за работу в условиях, представляющих опасность или являющихся вредными для здоровья работников, и тех, кто только собирается приступить к работе после проведения такой оценки. Это важно для того, чтобы новые сотрудники имели полное представление о условиях работы и их возможных последствиях. Подпись каждого нового работника должна быть зафиксирована на карте спецоценки в качестве подтверждения ознакомления с данными результатами и компенсациями.
Для начала руководитель компании формирует комиссию, которая будет заниматься СОУТ, и издает соответствующий приказ. В приказе необходимо указать:
- реквизиты компании (название, ИНН, ОГРН/ОГРНИП, юридический адрес);
- основания для проведения проверки (закон № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» и ст. 212 Трудового кодекса Российской Федерации);
- состав комиссии (председатель и члены комиссии);
- сроки и график проведения СОУТ.
Далее председатель комиссии составляет перечень рабочих мест, который будет передан экспертам. Унифицированной формы такого перечня нет, поэтому работодатель вправе составить его в произвольной форме. Рекомендуется при подготовке такого перечня руководствоваться обозначениями рабочих мест, указанными в п. 2 ч. 2 ст. 18 Закона № 426-ФЗ, и следовать требованиям к его заполнению, установленным специализированной организацией после проведения СОУТ. Эти требования подробно описаны в п. 4 Инструкции по заполнению формы отчета о проведении СОУТ, утвержденной Приказом Минтруда России от 24.01.2014 № 33н.
Техническую часть СОУТ выполняют компании, аккредитованные Министерством труда и социальной защиты. Экспертов можно выбрать из реестра организаций, проводящих СОУТ. Средняя стоимость спецоценки одного рабочего места составляет от 600 рублей по Санкт-Петербургу (на сайтах часто указывается минимальная стоимость, которая может измениться в зависимости от ряда факторов: оценка производственных рабочих мест чуть дороже, также следует учитывать, что чем меньше рабочих мест подлежат оценке, тем дороже будут услуги – в общем, оптом дешевле, расположение офиса – выезд на окраину города или в промзону обойдутся дороже, срочность выполнения работ: экспресс-услуги также повысят итоговую цену).
После выбора подрядчика для проведения СОУТ необходимо заключить с ним договор, в приложении к договору должен быть перечень рабочих мест, который определяет объем и стоимость работ.
2. Проведение экспертизы и получение отчета
Эксперты посещают офис, производство и пр., общаются с сотрудниками и изучают рабочие процессы, чтобы определить необходимые исследования. После этого согласовывают дату нового визита с участниками комиссии.
На следующем этапе эксперты проводят замеры: проверяют уровень освещенности, шум, температуру воздуха, интенсивность теплового излучения и другие параметры, в зависимости от специфики рабочих процессов. Эксперты составляют карты спецоценки, протоколы и заключения, объединяя результаты в отчет, который передается комиссии. Отчет включает рекомендации и классификацию условий труда: оптимальные, допустимые, вредные или опасные. Это влияет на компенсации и надбавки сотрудникам.
У председателя комиссии есть 30 дней на подписание отчета и отправку его копии экспертной организации, которая загрузит документ в информационную систему ФГИС СОУТ. С этого момента начинается отсчет пятилетнего срока до следующей спецоценки.
3. Заполнение и сдача декларации
Если по результатам СОУТ не выявлены вредные или опасные условия труда, нужно заполнить декларацию по форме Минтруда. В декларации указываются:
- реквизиты компании (наименование, ИНН, ОГРН/ОГРНИП, юридический и фактический адрес);
- список сотрудников с указанием ФИО и должностей;
- реквизиты отчета эксперта (номер, дата составления и регистрации в ФГИС СОУТ);
- реквизиты экспертной организации (наименование и регистрационный номер в реестре Минтруда).
Декларацию необходимо отправить в региональную инспекцию Роструда лично, либо письмом с уведомлением о вручении, если есть электронная цифровая подпись, можно заполнить декларацию прямо на сайте Роструда.
Срок подачи — 30 рабочих дней с даты утверждения отчета о СОУТ. За нарушение срока и правил подачи декларации могут оштрафовать. За первое нарушение малому предприятию, ИП или руководителю фирмы грозит штраф от 2 000 до 5 000 ₽, средней и крупной организации — от 50 000 до 80 000 ₽.
Повторное нарушение будет обходиться гораздо дороже: директора могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 40 000 ₽ или лишить права занимать должность в течение периода от одного до трех лет. Малые предприятия или индивидуальные предприниматели также могут быть оштрафованы на сумму от 30 000 до 40 000 ₽, а средние или крупные компании могут быть оштрафованы на сумму от 100 000 до 200 000 ₽. Помимо штрафов для ИП или организации может быть назначена альтернативная мера в виде приостановки деятельности на период до 90 суток.
Предоставление информации работникам о результатах проведенной специальной оценки условий труда является обязательным. Работодатель должен предоставить работникам возможность ознакомиться с результатами, что подтверждается личной подписью каждого сотрудника. Работники имеют право согласиться с результатами или выразить письменные возражения. В случае возражений, работодатель обязан рассмотреть их и, при необходимости, провести дополнительную специальную оценку условий труда.
Срок для ознакомления работников с результатами оценки составляет 30 календарных дней с момента утверждения отчета о проведении спецоценки. Учитываются только рабочие дни, т.е. в этот срок не включаются дни больничного, отпуска или командировки работника. Подпись работника должна быть поставлена на карте спецоценки в качестве подтверждения ознакомления с результатами.
Кроме того, необходимо обеспечить ознакомление с результатами проведенной специальной оценки условий труда и теми компенсациями, которые установлены за работу в условиях, представляющих опасность или являющихся вредными для здоровья работников, и тех, кто только собирается приступить к работе после проведения такой оценки. Это важно для того, чтобы новые сотрудники имели полное представление о условиях работы и их возможных последствиях. Подпись каждого нового работника должна быть зафиксирована на карте спецоценки в качестве подтверждения ознакомления с данными результатами и компенсациями.
СОУТ и страховые взносы
Важно понимать, что проведение специальной оценки условий труда оказывает влияние на размер страховых взносов, особенно на взносы по обязательному пенсионному страхованию.
Компании, где выполняются работы, дающие право на досрочное выходное пенсионное вознаграждение согласно специальным спискам, обязаны вносить взносы на обязательное пенсионное страхование в Фонд социального страхования Российской Федерации по дополнительным тарифам. Уровень дополнительного тарифа определяется в результате спецоценки и зависит от присвоенного класса условий труда. Для категории с опасными условиями труда этот тариф составляет 8%, для вредных условий – от 2% до 7%, а для условий, признанных допустимыми или оптимальными, тариф равен 0%.
Результаты спецоценки также влияют на расчет скидок или надбавок к тарифам страховых взносов по травматизму.
Компании, где выполняются работы, дающие право на досрочное выходное пенсионное вознаграждение согласно специальным спискам, обязаны вносить взносы на обязательное пенсионное страхование в Фонд социального страхования Российской Федерации по дополнительным тарифам. Уровень дополнительного тарифа определяется в результате спецоценки и зависит от присвоенного класса условий труда. Для категории с опасными условиями труда этот тариф составляет 8%, для вредных условий – от 2% до 7%, а для условий, признанных допустимыми или оптимальными, тариф равен 0%.
Результаты спецоценки также влияют на расчет скидок или надбавок к тарифам страховых взносов по травматизму.
Резюмируем:
Проведение СОУТ может показаться настоящей головной болью и отъемом денежных средств у бизнеса, с множеством бумажной работы и формальностей. Однако у этой процедуры есть важная цель: спецоценка позволяет убедиться, что сотрудники работают в безопасных условиях и их жизни при исполнении трудовых обязанностей ничего не угрожает, что воздух чистый, нет радиоактивной пыли, а освещение в офисе соответствует нормам и не приведет к слепоте.
Хотя штрафы и ответственность за не проведение СОУТ могут быть значительными, сама процедура на самом деле не так уж страшна. Это именно тот случай, когда лучше один раз провести оценку и забыть о ней на пять лет, что в итоге окажется гораздо дешевле и проще. Наша компания уже прошла этот путь, и мы будем рады поделиться опытом!
Хотя штрафы и ответственность за не проведение СОУТ могут быть значительными, сама процедура на самом деле не так уж страшна. Это именно тот случай, когда лучше один раз провести оценку и забыть о ней на пять лет, что в итоге окажется гораздо дешевле и проще. Наша компания уже прошла этот путь, и мы будем рады поделиться опытом!